MAKALAH EVENT ORGANIZER

MAKALAH EVENT ORGANIZER

KIAT MENYUSUN ACARA

Makalah ini diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Event Organizer

Dosen Pengempu : Rahma Dwi
 Nopriyana, M.Kom.I

Di susun oleh KPI A SEMESTER VI

KELOMPOK IV

Eriska Yuni Astuti                  1503060075

Heni Cahyanti Putri                1503060081

FAKULTAS USHULUDDN, ADAB, DAN DAKWAH

KOMUNIKASI DAN PENYIARAN ISLAM (KPI)

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) METRO

1439 H / 2018 M
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT Tuhan Semesta Alam karena atas izin dan kehendak-Nya makalah sederhana ini dapat kami rampungkan tepat pada waktunya.

Penulisan dan pembuatan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Event Organizer. Adapun yang kami bahas dalam makalah ini mengenai kiat menyusun acara. Dalam penulisan makalah ini kami menemui berbagai hambatan yang dikarenakan terbatasnya Ilmu Pengetahuan kami mengenai hal yang berkenan dengan penulisan makalah ini. Oleh karena itu sudah sepatutnya kami berterima kasih kepada dosen pengempu ibu Dwi Rahma yang telah memberikan limpahan ilmu berguna kepada kami.

Kami menyadari akan kemampuan kami yang masih amatir. Dalam makalah ini kami sudah berusaha semaksimal mungkin. Tapi kami yakin makalah ini masih banyak kekurangan disana-sini. Oleh karena itu kami mengharapkan saran dan juga kritik membangun agar lebih maju di masa yang akan datang.

Harapan kami, makalah ini dapat menjadi referensi bagi kami dalam mengarungi masa depan. Kami juga berharap agar makalah ini dapat berguna bagi orang lain yang membacanya.

Metro,    April 2018

             

    Penulis

DAFTAR ISI

Judul

Kata Pengantar........................................................................................................ ii

Daftar Isi................................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN....................................................................................... 1

A. Latar Belakang.......................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah..................................................................................... 1

C. Tujuan Penulisan....................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN......................................................................................... 2

A. Kiat Menyusun Acara Seremonial............................................................. 2

B. Kiat Menyusun Acara Diskusi Panel......................................................... 5

BAB III PENUTUP................................................................................................. 13

A. Kesimpulan............................................................................................... 13

B. Saran.......................................................................................................... 14

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Acara adalah kegiatan yang akan dipertunjukkan, disiarkan atau diperlombakan. Kiat menyusun acara adalah langkah-langkah yang digunakan dalam mengatur dan mempersiapkan sebuah acara. Baik itu acara formal maupun non formal, seharusnya sebelum acara tersebut diadakan, perlu adanya persiapan terlebih dahulu. Tujuannya agar kegiatan atau acara yang akan dilaksanakan dapat berhasil dan sukses sesuai dengan harapan.

Banyak yang menyangka jika mempersiapkan event merupakan hal yang sulit untuk dilakukan. Begitu banyak hal yang harus dipersiapkan serta pihak-pihak mana saja yang akan terlibat itu kadang menjadi “momok” tersendiri. Apalagi jika yang mempunyai acara tersebut tidak faham mengenai mekanisme didalamnya dan ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pertama kalinya.

Oleh karena itu, disini penulis akan membahas tentang kiat menyusun acara dalam beberapa kegiatan, diantaranya adalah kegiatan seremonial dan diskusi panel yaitu dialog dan dialog interaktif.

B.     Rumusan Masalah

1.      Bagaimana kiat-kiat menyusun acara?

2.      Bagaimana kiat menyusun acara dalam seremonial?

3.      Bagaimana mekanisme untuk menyusun acara dalam kegiatan dialog dan dialog interaktif?

C.     Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui bagaiamana kiat menyusun acara dalam kegiatan seremonial dan dialog interaktif.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Kiat Menyusun Acara Seremonial

Pengertian acara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah kegiatan yang akan dipertunjukkan, disiarkan atau diperlombakan. Kiat menyusun acara adalah langkah-langkah yang digunakan dalam mengatur dan mempersiapkan sebuah acara.

1.      Pengertian Seremonial

Seremonial adalah suatu acara pada hari-hari nasional. Dalam KBBI seremonial dikatakan sebagai kegiatan yang banyak hubungannya dengan negara dan harus tampak didalamnya nilai-nilai subtansial. Pengertian lain dari seremonial adalah suatau kegiatan yang bersifat formal atau resmi. Dikatakan formal atau resmi karena harus sesuai dengan peraturan yang sah, dari pemerintah atau yang berwajib dan ditetapkan oleh pemerintah atau instansi yang bersangkutan.

2.      Langkah-langkah Menyusun acara

 Banyak yang menyangka jika mempersiapkan event merupakan hal yang sulit untuk dilakukan. Begitu banyak hal yang harus dipersiapkan dan banyaknya pihak yang terlibat kadang menjadi “momok” tersendiri bagi siapapun yang hendak mempersiapkan event untuk pertama kalinya. Secara umum langkah-langkah menyusun acara adalah sebagai berikut :

a.       Perencanaan (planning) yaitu sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud untuk mencapai tujuan.

1)      Lakukan penelitian

Hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan penelitian. Seperti apa target pengunjung yang anda harapkan untuk datang ke event anda, apakah tema event yang anda usung diminati banyak orang, apakah bintang tamu yang anda undang dapat menarik banyak pengunjung, dan lain sebagainya.

2)      Menetapkan tujuan event

Penting bagi anda untuk menetapkan tujuan dari event anda. Apakah tujuan event anda untuk menjual produk atau sekadar membangun jaringan? Apapun tujuan event anda, pastikan anda sudah menetapkan tujuan tersebut dari awal.

b.      Pengorganisasian (organization) yaitu sebagai cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah direncanakan. Hal ini dilakukan dengan mempersiapkan tim yang mumpuni. Tema dan konsep yang matang tak akan dapat berjalan dengan lancar tanpa didukung tim yang solid dan berdedikasi. Persiapkan tim dengan anggota yang cakap, dan pastikan masing-masing personel paham akan tugas dan alur kerja nya masing-masing.

c.       Penggerakan (actuating) yaitu untuk menggerakan organisasi agar berjalan sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan bisa memcapai tujuan.

1)      Promosikan kegiatan semenarik mungkin. Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang kegiatan tersebut kepada khalayak umum. Harapannya agar kegiatan tersebut dikunjungi oleh lebih banyak orang.

Konsep event menarik takkan berarti apabila calon pengunjung tak mendapatkan informasi yang cukup mengenai event anda. Oleh karena itu, persiapkan dengan matang pola pemasaran dan publikasi jauh sebelum event anda dilaksanakan. Contohnya : buat akun media sosial dan ciptakan tagar khusus agar calon pengunjung dengan mudah dapat “menemukan” anda merupakan salah satu contoh aktivitas event marketing yang dapat anda lakukan.

2)      Kemas event dalam aktivitas yang semenarik mungkin. Banyaknya pengunjung yang datang ke event anda merupakan satu hal biasa, namun bisa mempertahankan mereka hingga event selesai merupakan hal yang berbeda. Salah satu tugas pembuat event adalah menciptakan “memorable experiences” atau “kenangan yang tak terlupakan” . tujuannya untuk dapat membuat para pengunjung betah di event anda namun juga meninggalkan kesan mendalam. Beberapa contoh hal yang dapat mendatangkan kesan bagi pengunjung adalah:

1)      Mendatangkan bintang tamu yang mempuni di bidangnya

2)      Susunan acara yang menarik,

3)      Staf yang ramah.

d.      Pengawasan (Controlling)

Pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana.

B.     Kiat Menyusun Acara Diskusi Panel

1. Pengertian Diskusi Panel

Diskusi panel adalah sebuah kegiatan diskusi yang dilakukan oleh sekelompok orang membahas tentang suatu topik yang menjadi perhatian umum di depan khalayak, pendengar, penonton. Dalam kegiatan ini khalayak diberikan kesempatan untuk bertanya atau memberikan pendapat. Diskusi panel adalah pertukaran gagasan publik yang memungkinkan para ahli dan penonton untuk mendiskusikan topik tertentu. Diskusi panel sering dilakukan untuk membahas situasi politik, masalah yang memengaruhi masyarakat, dan topik akademik. Bila memungkinkan, mulailah dengan melakukan pengaturan beberapa minggu di depan sehingga Anda bisa merekrut partisipan dan mengatur acara tersebut.

Diskusi panel menurut para ahli, salah satunya dari Sanusi, diskusi panel adalah forum pertukaran pikiran yang dilakukan oleh sekelompok orang dihadapan sekelompok hadirin mengenai suatu masalah tertentu yang telah dipersiapkannya.

Adapun persiapan yang lazim dilakukan bagi suatu diskusi panel adalah kira-kira seminggu sebelum diskusi itu berlangsung, ketua panel mengudang para anggota untuk menyusun organisasi itu. Dan dalam pertemuan ini para anggota haruslah melakukan hal-hal berikut ini :

a.       Membatasi pokok pembicaraan dengan jelas. Karena semakin sedikit yang dibicarakan tetapi padat akan medah dimengerti oleh para peserta.

b.      Mengutarakan perbedaan-perbedaan pendapat sehingga para anggota panel mengetahui dimana masing-masing berpijak. Mengutarakan pendapat-pendapat pembicara, maka akan diketahui letak perbedaannya dan jika sudah diketahui perbedaanya maka akan mempermudah dalam mengambil kesimpulan.

c.       Menetapkan tahap-tahap setiap pembicara atas pokok masalah tersebut.Pembicara haruslah menjelaskan mengenai pembicaraanya dari tahap yang paling dasar sehingga akan mudah dimengerti oleh peserta.

d.      Menetukan urutan atau susunan para pembicara. Menentukan siapa yang akan berbicara terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan saat berdiskusi nanti.

e.       Menetapkan batas waktu bagi setiap pembicaraan. jika, pembicara berbicara didepan para peserta hendaknya waktunya dibatasi karena kalau tidak dibatasi akan banyak menyita waktu . sedangkan para pembicara yang lain yang belum berbicara tidak kebagian waktu dan juga kalau waktu dibatasi akan terjadi penghematan waktu. Setelah persiapan setiap anggota panel dilakukan dengan baik dan matang ,diskusipun dapat dilangsungkan. Untuk diskusi tersebut, para anggota panel mengambil tempat duduk yang berbentuk setengah lingkaran menghadap para pemirsa atau sepanjang satu sisi meja panjang, dan ketuanya duduk ditengah.

2. Bentuk Diskusi Panel

Bentuk dari dskusi panel ada dua yaitu dialog interaktif dan monolog

a.       Dialog Interaktif

Dialog interaktif merupakan sebuah perbincangan atau percakapan yang dilakukan pada sebuah acara di televisi atau radio antara pembawa acara dengan pendengar atau pemirsa melalui sambungan telepon. Dalam Dialog Interaktif terdapat banyak pihak yang ikut andil seperti pembawa acara sebagai moderator, narasumber, pemirsa sebagai penannya. Tema atau topik yang dibahas pada umumnya adalah tentang yang sedang viral atau ngetrend. Namun juga tak jarang membahas tentang fashion, kuliner, hobi, gaya hidup dan sport.

Konsep penyusunan acara pada dialog interaktif sama dengan diskusi panel, karena ini merupakan bagian dari diskusi panel yang umumnya dilakukan dalam siaran televisi ataupun radio.

Di dalam Dialog Interaktif terdapat unsur-unsur pembangun yakni 5 W + 1 H. 5 W + 1 H adalah what, who, when, where, why + how, yakni tentang pertanyaan-pertanyaan apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana. Pertanyaan-pertanyaan ini sangatlah penting dalam memahami pokok dari sebuah Dialog Interaktif.

Dialog Interaktif bertujuan untuk mencari kebenaran informasi dari narasumber yang tepat agar mendapatkan solusi yang benar guna menanggulangi sebuah masalah atau fenomena.

Contoh Dialog Interaktif terdapat banyak sekali contoh Dialog Interaktif yang dapat kita ambil pada acara-acara televisi maupun radio seperti di Hallo Polisi, Bincang Pagi, DR. OZ Indonesia, Mata Najwa dan masih banyak lagi yang lainnya.

Ciri-ciri Dialog Interaktif

a)      Melibatkan banyak pihak (Moderator, Narasumber dll)

b)      Bisa dilakukan langsung maupun tidak langsung (Melalui telepon atau media lainnya)

c)      Terjadi proses tanya jawab baik moderator dan narasumber maupun dengan penanya.

d)     Umumnya dilakukan melalui Televisi maupun Radio.

b.      Monolog

Monolog adalah  kegiatan berkomunikasi atau berbicara yang dilakukan dalam satu arah. Dalam monolog ini hanya ada satu pembicara dan yang lainnya sebagai pendengar.

Berikut ini beberapa bentuk dari monolog :

1.      Perkenalan, perkenalan adalah salah satu kegiatan berbicara yang sering dilakukan dalam kehidupan sehari-hari. Contoh, seorang moderator atau pemimpin sidang akan memperkenalkan seorang sebagai pembicara atau pemateri.

2.      Berbicara, berbicara adalah menyampaikan rangkaian peristiwa yang dialami oleh sang tokoh. Contoh: Seorang guru yang menyampaikan cerita tentang seorang tokoh kepada siswanya.

3.      Pembawa acara adalah orang yang pertama berbicara dalam suatu acara. Contoh : MC membawakan sebuah acara dalam program siaran televisi di salah satu stasiun televisi Nasional.

3. Tata Cara Pelaksanaan Diskusi Panel

a.       Langkah Persiapan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam langkah persiapan adalah :

1)      Merumuskan tujuan

2)      Menetapkan topik masalah

3)      Menyusun Laporan Diskusi Panel

4)      Mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan teknis  pelaksanaan diskusi,

b.      Pelaksanaan Diskusi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan diskusi adalah:

1)        Memeriksa segala persiapan

2)        Memberikan pengarahan sebelum dilaksanakan diskusi

3)        Melaksanakan diskusi sesuai dengan aturan

4)        Mengajukan Pertanyaan dalam Diskusi

5)        Menyampaikan Gagasan dalam Diskusi

6)        Mengemukakan Gagasan Secara Jelas dan Mudah Diikuti

7)        Memberikan Kritikan dan Dukungan dalam Diskusi

8)        Memberikan kesempatan yang sama kepada setiap peserta diskusi untuk mengeluarkan gagasan dan ide-idenya

9)        Mengendalikan pembicaraan kepada pokok persoalan yang sedang dibahas.

c.       Menutup Diskusi

1)      Membuat pokok pembahasan sebagai kesimpulan

2)      Menilai jalannya diskusi dengan meminta pendapat dari seluruh peserta.

3)      Menyusun Laporan Diskusi Panel

Laporan diskusi panel dibuat setelah diskusi selesai dilaksanakan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan laporan hasil diskusi panel sama dengan laporan diskusi lainnya. Laporan sebaiknya tersusun atas bagian pendahuluan, bagian uraian pelaksanaan, serta bagian penutup yang mencakup kesimpulan dan saran.

4. Kelebihan-kelebihan dari Diskusi Panel

a.       Memberikan kesempatan kepada pendengar untuk mengikuti berbagai pandangan sekaligus.

b.      Biasanya dalam diskusi panel timbul pro dan kontra pandangan, semakin sengit pro dan kontra, maka diskusi akan semakin menarik untuk diikuti.

c.       Dalam diskusi panel, kelompok yang melakukan diskusi akan berhati-hati dalam mengajukan pandangan atau mengemukakan pendapat, karena menyadari akan dapat langsung digugat atau dibantah.

d.      Peserta yang mempunyai pengetahuan dan kemampuan yang lebih dalam hal yang didiskusikan dapat menyampaikan pandangan.

5. Kekurangan-kekurangan dari Diskusi Panel

a.       Diskusi panel menjadi tidak menarik apabila semua peserta waswas untuk menyampaikan pandangan secara terus terang dan semua peserta merasa sungkan untuk berbeda pandangan. Agar tidak terjadi rasa was-was saat akn berpendapat, sebaiknya mengetahui apa yang dibicrakan oleh pembicara lain secara terperinci. Sehingga kalau kita mempunyai perbedaan pendapat dengan sipembicarakita tidak akan mersa takut terhadap pendapat kita.

b.      Suasana dalam diskusi panel akan menjadi pincang atau tidak seimbang apabila ada peserta yang jauh lebih tangkas dalam menyampaikan daripada yang lainnya. Diskusi panel tidak menjadi seimbang kalau yang berpendapat hanya orang itu – itu saja. Dan sebaiknya para peserta ikut andil dalam berpendapat.

c.       Ada kalanya moderator terpaksa harus berusaha membuat kesimpulannya sendiri dan menyampaikannya dalam diskusi itu. Jika terjadi perbedaan pendapat diantara para peserta maka moderator harus mengambil kesimpulan.

d.      Harus memilih moderator yang berani dan mampu turun tangan untuk menyelamatkan diskusi agar jangan sampai pincang atau berat sebelah. Jika terjadi perdebatan antara para peserta. Maka, moderator harus turun tangan untuk mengambil kesimpulan tersebut.

e.       Ada kemungkinan terjadinya “pencemaran nama baik” dalam diskusi panel.

6. Tugas-tugas para pelaku dalam diskusi panel

a.       Tugas-tugas peserta:

1)      Mengikuti jalannya diskusi dari awal sampai dengan akhir dan terbagi menjadi tim affirmatif dan oposisi yang termasuk panelis.

2)      Mengajukan usul, pendapat, maupun komentar.

3)      Meminta panelis untuk memberikan pembuktian, contoh, maupun  perbandingan.

b.      Tugas-tugas notula/penulis:

1)      Menulis jumlah peserta dan segala kegiatan dalam diskusi,

2)      Diperbolehkan untuk menyanggah,

3)      Diperbolehkan untuk menyetujui ataupun tidak menyetujui,

4)      Membuat makalah tentang permasalahan yang didiskusikan.

c.       Tugas-tugas penyaji/panelis:

1)      Menyajikan materi diskusi,

2)      Berperan sebagai pembicara dalam diskusi,

3)      Mengutarakan makalah yang disampaikan,

4)      Menjawab pertanyaan dari peserta dan penyanggah.

d.      Tugas-tugas Moderator:

1)      membuka diskusi,

2)      membacakan riwayat kehidupan panelis,

3)      mempersilakan panelis untuk berbicara,

4)      mengatur dan memimpin jalannya diskusi,

5)      membacakan kesimpulan diskusi.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Pengertian acara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah kegiatan yang akan dipertunjukkan, disiarkan atau diperlombakan. Kiat menyusun acara adalah langkah-langkah yang digunakan dalam mengatur dan mempersiapkan sebuah acara.

Banyak yang menyangka jika mempersiapkan event merupakan hal yang sulit untuk dilakukan. Begitu banyak hal yang harus dipersiapkan dan banyaknya pihak yang terlibat kadang menjadi “momok” tersendiri bagi siapapun yang hendak mempersiapkan event untuk pertama kalinya. Secara umum langkah-langkah menyusun acara adalah sebagai berikut :

1.      Perencanaan (planning) yaitu sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud untuk mencapai tujuan.

2.      Pengorganisasian (organization) yaitu sebagai cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah direncanakan. Hal ini dilakukan dengan mempersiapkan tim yang mumpuni.

3.      Penggerakan (actuating) yaitu untuk menggerakan organisasi agar berjalan sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan bisa memcapai tujuan.

4.      Pengawasan (Controlling)

Pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana.

B.     Saran

Dengan selesainya pembahasan makalah ini diharapkan ada kesadaran ilmiah seiring dengan perkembangan zaman dan faham yang kita jumpai disekitar kita. Dan mempunyai kesadaran akademis dalam menyikapi dan memecahkan fenomena perbedaan. kami yakin dalam  pembahasan makalah ini pasti ada pembahasan yang jauh dari kesempurnaan untuk itu kami minta teman-teman dan dosen pengampu untuk memberi saran maupun kritikan yang dapat membangunkan kami.

DAFTAR PUSTAKA

Barbara Gross Davis. Perangkat Pembelajaran Teknik Mempersiapkan Dan Melaksanakan Perkuliahan Yang Efektif. Depok: Rajawali Pers, 2013.

Daryanto. Panduan Proses Pembelajaran Kreatif dan Inovatif. Jakarta: AV Publisher, 2009.

Hasibuan Dip. dan Moedjiono. Proses Belajar Mengajar. Bandung: PT. Rosdakarya, 2012.