MAKALAH EVENT ORGANIZER
KIAT MENYUSUN ACARA
Makalah ini diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Event Organizer
Dosen
Pengempu
: Rahma Dwi
Nopriyana, M.Kom.I
Nopriyana, M.Kom.I
Di susun oleh KPI A SEMESTER
VI
KELOMPOK IV
Eriska Yuni Astuti 1503060075
Heni Cahyanti Putri 1503060081
FAKULTAS USHULUDDN,
ADAB, DAN DAKWAH
KOMUNIKASI DAN PENYIARAN ISLAM (KPI)
INSTITUT AGAMA ISLAM
NEGERI (IAIN) METRO
1439 H / 2018 M
KATA PENGANTAR
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT Tuhan Semesta Alam karena
atas izin dan kehendak-Nya makalah sederhana ini dapat kami rampungkan tepat
pada waktunya.
Penulisan dan pembuatan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata
kuliah Event Organizer. Adapun yang kami bahas dalam makalah ini mengenai kiat menyusun acara. Dalam penulisan makalah
ini kami menemui berbagai hambatan yang dikarenakan terbatasnya Ilmu
Pengetahuan kami mengenai hal yang berkenan dengan penulisan makalah ini. Oleh
karena itu sudah sepatutnya kami berterima kasih kepada dosen pengempu ibu Dwi Rahma yang telah memberikan
limpahan ilmu berguna kepada kami.
Kami menyadari akan kemampuan kami yang masih amatir. Dalam makalah ini
kami sudah berusaha semaksimal mungkin. Tapi kami yakin makalah ini masih
banyak kekurangan disana-sini. Oleh karena itu kami mengharapkan saran dan juga
kritik membangun agar lebih maju di masa yang akan datang.
Harapan kami, makalah ini dapat menjadi referensi bagi kami dalam
mengarungi masa depan. Kami juga berharap agar makalah ini dapat berguna bagi
orang lain yang membacanya.
Metro, April 2018
Penulis
DAFTAR ISI
Judul
Kata Pengantar........................................................................................................ ii
Daftar Isi................................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................
1
A.
Latar Belakang..........................................................................................
1
B.
Rumusan Masalah.....................................................................................
1
C.
Tujuan Penulisan.......................................................................................
1
BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................
2
A.
Kiat Menyusun Acara Seremonial.............................................................
2
B.
Kiat Menyusun Acara Diskusi Panel.........................................................
5
BAB III PENUTUP................................................................................................. 13
A.
Kesimpulan............................................................................................... 13
B.
Saran.......................................................................................................... 14
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Acara adalah kegiatan yang akan dipertunjukkan,
disiarkan atau diperlombakan. Kiat menyusun acara adalah langkah-langkah yang
digunakan dalam mengatur dan mempersiapkan sebuah acara. Baik itu acara formal
maupun non formal, seharusnya sebelum acara tersebut diadakan, perlu adanya
persiapan terlebih dahulu. Tujuannya agar kegiatan atau acara yang akan
dilaksanakan dapat berhasil dan sukses sesuai dengan harapan.
Banyak
yang menyangka jika mempersiapkan event merupakan hal yang sulit untuk
dilakukan. Begitu banyak hal yang harus dipersiapkan serta pihak-pihak mana
saja yang akan terlibat itu kadang menjadi “momok” tersendiri. Apalagi jika
yang mempunyai acara tersebut tidak faham mengenai mekanisme didalamnya dan ini
merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pertama kalinya.
Oleh
karena itu, disini penulis akan membahas tentang kiat menyusun acara dalam
beberapa kegiatan, diantaranya adalah kegiatan seremonial dan diskusi panel
yaitu dialog dan dialog interaktif.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana kiat-kiat menyusun acara?
2. Bagaimana kiat menyusun acara dalam seremonial?
3. Bagaimana mekanisme untuk menyusun acara dalam
kegiatan dialog dan dialog interaktif?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui bagaiamana kiat menyusun
acara dalam kegiatan seremonial dan dialog interaktif.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Kiat Menyusun
Acara Seremonial
Pengertian acara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah
kegiatan yang akan dipertunjukkan, disiarkan atau diperlombakan. Kiat menyusun
acara adalah langkah-langkah yang digunakan dalam mengatur dan mempersiapkan
sebuah acara.
1. Pengertian
Seremonial
Seremonial
adalah suatu acara pada hari-hari nasional. Dalam KBBI seremonial dikatakan
sebagai kegiatan yang banyak hubungannya dengan negara dan harus tampak
didalamnya nilai-nilai subtansial. Pengertian lain dari seremonial adalah
suatau kegiatan yang bersifat formal atau resmi. Dikatakan formal atau resmi
karena harus sesuai dengan peraturan yang sah, dari pemerintah atau yang
berwajib dan ditetapkan oleh pemerintah atau instansi yang bersangkutan.
2.
Langkah-langkah Menyusun
acara
Banyak yang menyangka jika mempersiapkan event
merupakan hal yang sulit untuk dilakukan. Begitu banyak hal yang harus
dipersiapkan dan banyaknya pihak yang terlibat kadang menjadi “momok”
tersendiri bagi siapapun yang hendak mempersiapkan event untuk pertama kalinya.
Secara umum langkah-langkah menyusun acara adalah sebagai berikut :
a. Perencanaan
(planning) yaitu sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan
langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti
mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang
menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud
untuk mencapai tujuan.
1)
Lakukan
penelitian
Hal pertama yang harus dilakukan adalah
melakukan penelitian. Seperti apa target pengunjung yang anda harapkan untuk
datang ke event anda, apakah tema event yang anda usung diminati banyak orang,
apakah bintang tamu yang anda undang dapat menarik banyak pengunjung, dan lain
sebagainya.
2)
Menetapkan
tujuan event
Penting bagi anda untuk menetapkan tujuan
dari event anda. Apakah tujuan event anda untuk menjual produk atau sekadar
membangun jaringan? Apapun tujuan event anda, pastikan anda sudah menetapkan
tujuan tersebut dari awal.
b. Pengorganisasian
(organization) yaitu sebagai cara untuk mengumpulkan orang-orang dan
menempatkan mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah
direncanakan. Hal ini dilakukan dengan mempersiapkan tim
yang mumpuni. Tema dan konsep yang matang tak akan dapat
berjalan dengan lancar tanpa didukung tim yang solid dan berdedikasi.
Persiapkan tim dengan anggota yang cakap, dan pastikan masing-masing personel
paham akan tugas dan alur kerja nya masing-masing.
c. Penggerakan
(actuating) yaitu untuk menggerakan organisasi agar berjalan sesuai dengan
pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya yang ada
dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan
sesuai rencana dan bisa memcapai tujuan.
1)
Promosikan
kegiatan semenarik mungkin. Tujuannya adalah untuk
memberikan gambaran tentang kegiatan tersebut kepada khalayak umum. Harapannya
agar kegiatan tersebut dikunjungi oleh lebih banyak orang.
Konsep event menarik takkan berarti
apabila calon pengunjung tak mendapatkan informasi yang cukup mengenai event
anda. Oleh karena itu, persiapkan dengan matang pola pemasaran dan publikasi
jauh sebelum event anda dilaksanakan. Contohnya : buat akun media sosial dan
ciptakan tagar khusus agar calon pengunjung dengan mudah dapat “menemukan” anda
merupakan salah satu contoh aktivitas event marketing yang dapat anda lakukan.
2)
Kemas event
dalam aktivitas yang semenarik mungkin. Banyaknya pengunjung yang datang ke event anda merupakan satu hal
biasa, namun bisa mempertahankan mereka hingga event selesai merupakan hal yang
berbeda. Salah satu tugas pembuat event adalah menciptakan “memorable
experiences” atau “kenangan yang tak terlupakan” . tujuannya untuk dapat
membuat para pengunjung betah di event anda namun juga meninggalkan kesan
mendalam. Beberapa contoh hal yang dapat mendatangkan kesan bagi pengunjung
adalah:
1)
Mendatangkan bintang tamu yang mempuni di
bidangnya
2)
Susunan acara yang menarik,
3)
Staf yang ramah.
d.
Pengawasan (Controlling)
Pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari
organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi
penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan
efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana.
B. Kiat
Menyusun Acara Diskusi Panel
- Pengertian Diskusi Panel
Diskusi
panel adalah sebuah kegiatan diskusi yang dilakukan oleh sekelompok orang
membahas tentang suatu topik yang menjadi perhatian umum di depan khalayak,
pendengar, penonton. Dalam kegiatan ini khalayak diberikan kesempatan untuk bertanya
atau memberikan pendapat. Diskusi panel adalah
pertukaran gagasan publik yang memungkinkan para ahli dan penonton untuk
mendiskusikan topik tertentu. Diskusi panel sering dilakukan untuk membahas
situasi politik, masalah yang memengaruhi masyarakat, dan topik akademik. Bila
memungkinkan, mulailah dengan melakukan pengaturan beberapa minggu di depan
sehingga Anda bisa merekrut partisipan dan mengatur acara tersebut.
Diskusi panel menurut para ahli, salah satunya dari Sanusi, diskusi panel
adalah forum pertukaran pikiran yang dilakukan oleh sekelompok orang dihadapan
sekelompok hadirin mengenai suatu masalah tertentu yang telah dipersiapkannya.
Adapun persiapan yang lazim dilakukan bagi suatu diskusi panel adalah kira-kira
seminggu sebelum diskusi itu berlangsung, ketua panel mengudang para anggota
untuk menyusun organisasi itu. Dan dalam pertemuan ini para anggota haruslah
melakukan hal-hal berikut ini :
a.
Membatasi pokok pembicaraan dengan jelas.
Karena semakin sedikit yang dibicarakan tetapi padat akan medah dimengerti oleh
para peserta.
b.
Mengutarakan perbedaan-perbedaan pendapat
sehingga para anggota panel mengetahui dimana masing-masing berpijak.
Mengutarakan pendapat-pendapat pembicara, maka akan diketahui letak perbedaannya
dan jika sudah diketahui perbedaanya maka akan mempermudah dalam mengambil
kesimpulan.
c.
Menetapkan tahap-tahap setiap pembicara
atas pokok masalah tersebut.Pembicara haruslah menjelaskan mengenai
pembicaraanya dari tahap yang paling dasar sehingga akan mudah dimengerti oleh
peserta.
d.
Menetukan urutan atau susunan para
pembicara. Menentukan siapa yang akan berbicara terlebih dahulu agar tidak
terjadi kekacauan saat berdiskusi nanti.
e.
Menetapkan batas waktu bagi setiap
pembicaraan. jika, pembicara berbicara didepan para peserta hendaknya waktunya
dibatasi karena kalau tidak dibatasi akan banyak menyita waktu . sedangkan para
pembicara yang lain yang belum berbicara tidak kebagian waktu dan juga kalau
waktu dibatasi akan terjadi penghematan waktu. Setelah persiapan setiap anggota
panel dilakukan dengan baik dan matang ,diskusipun dapat dilangsungkan. Untuk
diskusi tersebut, para anggota panel mengambil tempat duduk yang berbentuk
setengah lingkaran menghadap para pemirsa atau sepanjang satu sisi meja
panjang, dan ketuanya duduk ditengah.
- Bentuk
Diskusi Panel
Bentuk dari dskusi
panel ada dua yaitu dialog interaktif dan monolog
a.
Dialog Interaktif
Dialog
interaktif merupakan sebuah perbincangan atau percakapan yang dilakukan pada
sebuah acara di televisi atau radio antara pembawa acara dengan pendengar atau
pemirsa melalui sambungan telepon. Dalam Dialog Interaktif terdapat banyak
pihak yang ikut andil seperti pembawa acara sebagai moderator, narasumber,
pemirsa sebagai penannya. Tema atau topik yang dibahas pada umumnya adalah
tentang yang sedang viral atau ngetrend. Namun juga tak jarang membahas
tentang fashion, kuliner, hobi, gaya hidup dan sport.
Konsep
penyusunan acara pada dialog interaktif sama dengan diskusi panel, karena ini
merupakan bagian dari diskusi panel yang umumnya dilakukan dalam siaran
televisi ataupun radio.
Di
dalam Dialog Interaktif terdapat unsur-unsur pembangun yakni 5 W + 1 H. 5 W + 1
H adalah what, who, when, where, why + how, yakni tentang pertanyaan-pertanyaan
apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana. Pertanyaan-pertanyaan ini
sangatlah penting dalam memahami pokok dari sebuah Dialog Interaktif.
Dialog
Interaktif bertujuan untuk mencari kebenaran informasi dari narasumber yang
tepat agar mendapatkan solusi yang benar guna menanggulangi sebuah masalah atau
fenomena.
Contoh
Dialog Interaktif terdapat banyak sekali contoh Dialog Interaktif yang dapat
kita ambil pada acara-acara televisi maupun radio seperti di Hallo Polisi,
Bincang Pagi, DR. OZ Indonesia, Mata Najwa dan masih banyak lagi yang lainnya.
Ciri-ciri
Dialog Interaktif
a) Melibatkan
banyak pihak (Moderator, Narasumber dll)
b) Bisa
dilakukan langsung maupun tidak langsung (Melalui telepon atau media lainnya)
c) Terjadi
proses tanya jawab baik moderator dan narasumber maupun dengan penanya.
d) Umumnya
dilakukan melalui Televisi maupun Radio.
b.
Monolog
Monolog adalah kegiatan berkomunikasi atau berbicara yang
dilakukan dalam satu arah. Dalam monolog ini hanya ada satu pembicara dan yang
lainnya sebagai pendengar.
Berikut ini beberapa bentuk
dari monolog :
1.
Perkenalan, perkenalan adalah salah satu
kegiatan berbicara yang sering dilakukan dalam kehidupan sehari-hari. Contoh,
seorang moderator atau pemimpin sidang akan memperkenalkan seorang sebagai
pembicara atau pemateri.
2.
Berbicara, berbicara adalah menyampaikan
rangkaian peristiwa yang dialami oleh sang tokoh. Contoh: Seorang guru yang
menyampaikan cerita tentang seorang tokoh kepada siswanya.
3.
Pembawa acara adalah orang yang pertama
berbicara dalam suatu acara. Contoh : MC membawakan sebuah acara dalam program siaran
televisi di salah satu stasiun televisi Nasional.
- Tata Cara Pelaksanaan Diskusi Panel
a.
Langkah
Persiapan
Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam langkah persiapan adalah :
1)
Merumuskan tujuan
2)
Menetapkan topik masalah
3)
Menyusun Laporan Diskusi Panel
4)
Mempersiapkan segala sesuatu yang
berhubungan dengan teknis pelaksanaan diskusi,
b.
Pelaksanaan
Diskusi
Beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam melaksanakan diskusi adalah:
1)
Memeriksa segala persiapan
2)
Memberikan pengarahan sebelum dilaksanakan
diskusi
3)
Melaksanakan diskusi sesuai dengan aturan
4)
Mengajukan Pertanyaan dalam Diskusi
5)
Menyampaikan Gagasan dalam Diskusi
6)
Mengemukakan Gagasan Secara Jelas dan
Mudah Diikuti
7)
Memberikan Kritikan dan Dukungan dalam
Diskusi
8)
Memberikan kesempatan yang sama kepada
setiap peserta diskusi untuk mengeluarkan gagasan dan ide-idenya
9)
Mengendalikan pembicaraan kepada pokok
persoalan yang sedang dibahas.
c.
Menutup Diskusi
1)
Membuat pokok pembahasan sebagai
kesimpulan
2)
Menilai jalannya diskusi dengan meminta
pendapat dari seluruh peserta.
3) Menyusun Laporan Diskusi Panel
Laporan diskusi panel
dibuat setelah diskusi selesai dilaksanakan. Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam penyusunan laporan hasil diskusi panel sama dengan laporan diskusi
lainnya. Laporan sebaiknya tersusun atas bagian pendahuluan, bagian uraian
pelaksanaan, serta bagian penutup yang mencakup kesimpulan dan saran.
- Kelebihan-kelebihan dari Diskusi Panel
a. Memberikan kesempatan kepada pendengar untuk mengikuti berbagai pandangan
sekaligus.
b. Biasanya dalam diskusi panel timbul pro dan kontra pandangan, semakin
sengit pro dan kontra, maka diskusi akan semakin menarik untuk diikuti.
c. Dalam diskusi panel, kelompok yang melakukan diskusi akan berhati-hati
dalam mengajukan pandangan atau mengemukakan pendapat, karena menyadari akan
dapat langsung digugat atau dibantah.
d. Peserta yang mempunyai pengetahuan dan kemampuan yang lebih dalam hal yang
didiskusikan dapat menyampaikan pandangan.
- Kekurangan-kekurangan dari Diskusi Panel
a.
Diskusi panel menjadi tidak menarik
apabila semua peserta waswas untuk menyampaikan pandangan secara terus terang
dan semua peserta merasa sungkan untuk berbeda pandangan. Agar tidak terjadi
rasa was-was saat akn berpendapat, sebaiknya mengetahui apa yang dibicrakan
oleh pembicara lain secara terperinci. Sehingga kalau kita mempunyai perbedaan
pendapat dengan sipembicarakita tidak akan mersa takut terhadap pendapat kita.
b.
Suasana dalam diskusi panel akan menjadi
pincang atau tidak seimbang apabila ada peserta yang jauh lebih tangkas dalam
menyampaikan daripada yang lainnya. Diskusi panel tidak menjadi seimbang kalau
yang berpendapat hanya orang itu – itu saja. Dan sebaiknya para peserta ikut
andil dalam berpendapat.
c.
Ada kalanya moderator terpaksa harus
berusaha membuat kesimpulannya sendiri dan menyampaikannya dalam diskusi itu.
Jika terjadi perbedaan pendapat diantara para peserta maka moderator harus
mengambil kesimpulan.
d.
Harus memilih moderator yang berani dan
mampu turun tangan untuk menyelamatkan diskusi agar jangan sampai pincang atau
berat sebelah. Jika terjadi perdebatan antara para peserta. Maka, moderator
harus turun tangan untuk mengambil kesimpulan tersebut.
e.
Ada kemungkinan terjadinya “pencemaran
nama baik” dalam diskusi panel.
- Tugas-tugas para pelaku dalam diskusi panel
a. Tugas-tugas peserta:
1)
Mengikuti jalannya diskusi dari awal
sampai dengan akhir dan terbagi menjadi tim affirmatif dan oposisi yang
termasuk panelis.
2)
Mengajukan usul, pendapat, maupun
komentar.
3) Meminta panelis untuk memberikan pembuktian, contoh, maupun
perbandingan.
b. Tugas-tugas notula/penulis:
1)
Menulis jumlah peserta dan segala kegiatan
dalam diskusi,
2)
Diperbolehkan untuk menyanggah,
3)
Diperbolehkan untuk menyetujui ataupun
tidak menyetujui,
4)
Membuat makalah tentang permasalahan yang
didiskusikan.
c. Tugas-tugas penyaji/panelis:
1)
Menyajikan materi diskusi,
2)
Berperan sebagai pembicara dalam diskusi,
3)
Mengutarakan makalah yang disampaikan,
4) Menjawab pertanyaan dari peserta dan penyanggah.
d. Tugas-tugas Moderator:
1)
membuka diskusi,
2)
membacakan riwayat kehidupan panelis,
3)
mempersilakan panelis untuk berbicara,
4)
mengatur dan memimpin jalannya diskusi,
5)
membacakan kesimpulan diskusi.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pengertian acara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
adalah kegiatan yang akan dipertunjukkan, disiarkan atau diperlombakan. Kiat
menyusun acara adalah langkah-langkah yang digunakan dalam mengatur dan
mempersiapkan sebuah acara.
Banyak
yang menyangka jika mempersiapkan event merupakan hal yang sulit untuk
dilakukan. Begitu banyak hal yang harus dipersiapkan dan banyaknya pihak yang
terlibat kadang menjadi “momok” tersendiri bagi siapapun yang hendak
mempersiapkan event untuk pertama kalinya. Secara umum langkah-langkah menyusun
acara adalah sebagai berikut :
1.
Perencanaan (planning) yaitu sebagai
dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai
untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan,
memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskan
bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud untuk mencapai tujuan.
2.
Pengorganisasian (organization) yaitu
sebagai cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan mereka menurut
kemampuan dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah direncanakan. Hal ini dilakukan
dengan mempersiapkan tim yang mumpuni.
3.
Penggerakan (actuating) yaitu untuk
menggerakan organisasi agar berjalan sesuai dengan pembagian kerja
masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi
agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan
bisa memcapai tujuan.
4.
Pengawasan (Controlling)
Pengawasan (controlling)
yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan
rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi
agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari
rencana.
B. Saran
Dengan selesainya
pembahasan makalah ini diharapkan ada kesadaran ilmiah seiring dengan
perkembangan zaman dan faham yang kita jumpai disekitar kita. Dan mempunyai
kesadaran akademis dalam menyikapi dan memecahkan fenomena perbedaan. kami
yakin dalam pembahasan makalah ini pasti
ada pembahasan yang jauh dari kesempurnaan untuk itu kami minta teman-teman dan
dosen pengampu untuk memberi saran maupun kritikan yang dapat membangunkan
kami.
DAFTAR PUSTAKA
Barbara
Gross Davis. Perangkat Pembelajaran
Teknik Mempersiapkan Dan Melaksanakan Perkuliahan Yang Efektif. Depok:
Rajawali Pers, 2013.
Daryanto.
Panduan Proses Pembelajaran Kreatif dan
Inovatif. Jakarta: AV Publisher, 2009.
Hasibuan
Dip. dan Moedjiono. Proses Belajar
Mengajar. Bandung: PT. Rosdakarya, 2012.
Buat event itu emang gampang-gampang susah, Trims Admin udah share artikel.
BalasHapusSekedar info tambahan aja, bagi yang bingung membuat event bisa coba baca artikel ini: Cara Membuat Event
Semoga bermanfaat,
Salam blogger ya min.